Apostilla de La Haya (legalización única)
Sello que se pone sobre un documento público español para que otro país lo acepte como auténtico. Certifica la firma y el cargo de quien lo expidió, no lo que dice el documento. Solo sirve entre los países firmantes del Convenio de La Haya sobre supresión de la exigencia de legalización: si el país de destino no está en el Convenio, no se apostilla, sino que hay que hacer la legalización diplomática, que pasa por el Ministerio de Asuntos Exteriores y por la representación diplomática correspondiente. España emite las apostillas también en formato electrónico y todas quedan anotadas en el Registro Electrónico de Apostillas, donde cualquier destinatario puede verificarlas con el código seguro de verificación.
Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes, salvo los documentos notariales, que apostillan los Colegios Notariales
Coste
El modelo oficial de solicitud del Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes no lleva asociada ninguna tasa ni justificante de pago: lo único que puede costar dinero es el envío postal, y el sobre prepagado cuando se pide la remisión posterior a Asuntos Exteriores. La legalización que hace el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación también es gratuita, mientras que la que se hace en una representación española en el extranjero se cobra según el reglamento de tasas consulares. Los documentos notariales los apostilla el Colegio Notarial, que aplica su propio arancel.
Plazo
No hay plazo para pedirla: se solicita cuando se necesita. Conviene tener en cuenta que la apostilla certifica la firma, no la vigencia del documento, así que si el país de destino exige un certificado reciente, primero hay que obtener uno actualizado y apostillarlo después. La apostilla electrónica se puede descargar durante un año desde que se notifica que está disponible; pasado ese año hay que solicitarla de nuevo. La validez de la firma o el sello de la autoridad puede verificarse durante 25 años desde la emisión.
Quién lo necesita
Quien tenga que presentar un documento español en el extranjero: un certificado de nacimiento o de matrimonio para casarse fuera, unos antecedentes penales para trabajar en otro país, un título académico para homologarlo, un poder notarial para operar en el extranjero o una escritura para una compraventa fuera de España. También quien vaya a usar aquí un documento extranjero, que tendrá que venir apostillado desde su país de origen.
Documentación
6 documentos · 4 obligatorios-
Documento público original que se quiere apostillar Obligatorio
Tiene que ser un original o una copia auténtica con firma reconocible de la autoridad que lo expidió. Sobre una fotocopia simple no se puede apostillar.
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Modelo oficial de solicitud de legalizaciones y apostillas Obligatorio
Se descarga de la web del Ministerio. Hay que indicar el número de documentos y el país de destino.
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DNI, NIE, pasaporte o NIF del solicitante Obligatorio
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Datos de contacto para la notificación y la devolución Obligatorio
Dirección postal completa, teléfono y correo electrónico. Los documentos se devuelven a la dirección indicada en España, salvo que la solicitud se haya hecho desde el extranjero.
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Sobre prepagado de Postal Exprés Si aplica
Solo si se pide además que el Ministerio remita después la documentación al Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
Cuándo: Cuando el documento necesita también legalización diplomática porque el país de destino no está en el Convenio de La Haya
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Escritura notarial que eleva a público el documento Si aplica
Los documentos privados no se pueden apostillar. Para poder apostillarlos hay que convertirlos antes en documento público ante notario, y entonces la apostilla la pone el Colegio Notarial.
Cuándo: Documentos privados: contratos entre particulares, declaraciones, certificados de empresas
Errores que te hacen volver otro día
- Intentar apostillar un documento privado. La norma lo prohíbe expresamente: un contrato entre particulares o un certificado de una empresa hay que elevarlo antes a público ante notario, y entonces lo apostilla el Colegio Notarial.
- Llevar los documentos notariales al Ministerio de Justicia. La apostilla de escrituras, actas y poderes notariales corresponde en exclusiva a los Decanos de los Colegios Notariales, con independencia de dónde se firmara el documento.
- Traducir primero y apostillar después. El orden correcto es al revés: se apostilla el documento original y luego se traduce, porque si no la traducción no recoge el sello. Una traducción hecha por traductor-intérprete jurado habilitado en España no necesita legalización adicional.
- Apostillar un certificado del Registro Civil para presentarlo en otro país de la Unión Europea. El Reglamento (UE) 2016/1191 exime de apostilla los documentos públicos que acreditan nacimiento, defunción, que una persona está viva, nombre, matrimonio y capacidad matrimonial, divorcio o separación, unión de hecho registrada y su cancelación, filiación o adopción, domicilio o residencia, nacionalidad, ausencia de antecedentes penales y derecho de sufragio en elecciones europeas y municipales. En su lugar puede pedirse un impreso estándar multilingüe, que no tiene valor jurídico por sí solo y siempre acompaña al documento que traduce.
- Dar por hecho que la apostilla vale para cualquier país. Solo funciona entre firmantes del Convenio de La Haya. Para el resto hay legalización diplomática, que es un recorrido distinto y más largo.
- Pedirla para documentos que están excluidos: los expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares y los documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera no se apostillan.
- Creer que la apostilla valida el contenido. Solo acredita la autenticidad de la firma y la condición de quien firma; no dice que lo que afirma el documento sea cierto ni que siga vigente.
- Dejar pasar el año de descarga de la apostilla electrónica. Transcurrido ese plazo deja de estar disponible y hay que volver a solicitarla desde el principio.
- Ir a la autoridad equivocada con un documento del Tribunal Supremo o de la Audiencia Nacional: esos los apostillan en exclusiva sus propios Secretarios de Gobierno.